Acompanyament a entitats

A continuació trobareu la informació de la documentació i recursos per a les entitats de voluntariat. Per descarregar la documentació ho podreu fer mitjançant l’enllaç del final-
PER COMENÇAR
La Guia “Feim Voluntariat” realitzada per la Plataforma del Voluntariat de les Illes Balears, us servirà per tenir una primera idea sobre aquelles obligacions de documentació i processos que normativament es demana a les entitats com a entitats de voluntariat. Podeu accedir a la guia fent click a la imatge de la portada.
LA DOCUMENTACIÓ DE LES ENTITATS DE VOLUNTARIAT
La llei del voluntariat estableix uns documents que han de tenir les entitats de voluntariat que exposin les formes de funcionament, els acords i les accions en quant al voluntariat. Aquests documents pretenen reflectir la gestió del voluntariat a cada entitat i s’han d’adaptar a la realitat de cada entitat, tenint en compte els punts mínims que s’estableixen normativament. Redactar i adaptar la documentació en relació al voluntariat és una bona ocasió per avaluar els processos i establir millores que promoguin un voluntariat de qualitat.
 
Normativament és obligatori desenvolupar els següents documents:
– Pla de voluntariat.
– Programa o programes de voluntariat.
– Document de Compromís.
– Codi Ètic.
– Registre de persones voluntàries.
 
A més, l’entitat ha de comptar amb:
– Protocol de gestió de conflictes.
– Règim de reemborsament de despeses.
– Un pla o itinerari formatiu pel voluntariat.
– Certificats de participació.
– Identificació de persones voluntàries.
– Sistema d’acreditació de competències de referència.
– Assegurances pel voluntariat.
– Estar inscrita al Cens d’Entitats del Voluntariat de les Illes Balears
SUPORT EN LA REDACCIÓ
A continuació trobareu una breu explicació de què contè cada document i els documents de suport que trobareu a la carpeta digital per la descàrrega. Hi trobareu documents propis, és a dir, realitzats per la Plataforma del Voluntariat i altres documents que estan fets per la Plataforma de Voluntariado de España. S’ha de tenir en compte que gran part dels models elaborats per la Plaforma del Voluntariat són més complets que l’obligació normativa de la llei, a fi de millorar els processos que es deriven dels propis documents i no quedant-se únicament amb l’obligació.
A més, dels oferits per la Plataforma del Voluntariat, també trobareu altres models al portal de voluntariat de la Direcció General de Participació, Transparència i Voluntariat del Govern de les Illes Balears.
Pla de voluntariat
És aquell document que reflecteix la gestió del voluntariat, fent especial incís en les fases del voluntariat a l’entitat i aquells aspectes globals i comuns que afecten a tota l’acció voluntària i a totes les persones voluntàries de l’entitat.
A la carpeta de documents trobareu:
– Un document de suport en la redacció, realitzat per la Plataforma del Voluntariat de les Illes Balears.
– Una guia d’elaboració de Plans de Voluntariat, que planteja una elaboració més profunda no sols damunt el document sinó en relació al procés de de definir finalitats i ús dels recursos al pla, de la Plataforma del Voluntariado de España.
– Un model de Pla de Voluntariat bàsic amb el contingut mínim que estableix la llei, com a punt de partida per entitats amb un procés inicial de la gestió del voluntariat.
Programa de voluntariat
Es refereix a aquells documents, tants com tipus d’accions de voluntariat que desenvolupi l’entitat, que presenten i descriuen els voluntariats concrets a desenvolupar, així com activitats i funcions de les persones voluntàries.
A la carpeta trobareu, un document que explica els punts mínim que hauria de contenir un programa de voluntariat.
Document de compromís
Aquest document estableix la relació que hi ha entre entitats i persones voluntàries donant a conèixer els acords i condicions amb la que es desenvoluparà el voluntariat. Per tant, s’haurà de formalitzar abans de l’inici de l’acció de voluntariat per cada una de les persones voluntàries.
Incorporam un model de document de compromís, un per persones adultes i un altre per persones menors d’edat.
Codi Ètic
L’ètica és essencial pel desenvolupament de les accions d’entitats no lucratives, per tant, en aquest document s’han d’establir els principi i valors propis de l’entitat en relació al voluntariat i les fomes amb que es relació l’entitat amb diferents agents.
Trobareu a la carpeta el Codi Ètic de la Plataforma del Voluntariat, que us pot servir d’ajuda i model per redactar també el vostre. També la guia-codi ètic de la Plataforma de Voluntariado de España que aprofundeix més i us pot ser també un punt de partida per la reflexió.
Registre de persones voluntàries.
És aquell llistat que complint amb les normatives de protecció de dades, recull les dades imprescindibles de totes les persones voluntàries en actiu de l’entitat perquè aquestes desenvolupin l’acció voluntària, tenint en compte els seus drets i deures.
Adjuntam un model de registre en una fulla de càlcul que caldrà personalitzar així com hi hagi la informació d’interès.

Protocol de gestió de conflictes
Les persones voluntàries han de conèixer quin és el procediment perquè des de l’entitat es resolgui un conflicte sorgit en el desenvolupament de l’acció voluntària o al voltant de les persones que participen en el voluntariat.
Afegim un model bàsic, però operatiu, de protocol de gestió de conflictes.

Règim de reemborsament de despeses
L’entitat i la persona voluntària hauran de pactar durant la formalització del document de compromís quines despeses directes realitzades per la persona voluntària durant el desenvolupament de l’acció voluntària han de ser reemborsades per part de l’entitat i de quina forma s’ha de justificar i demostrar la despesa.
A la carpeta per la descàrrega de documents, trobareu un model de règim de reemborsament de despeses, que inclou un seguit de possibles despeses a reemborsar i les formes de documentar-les.

Pla de formació
Cada entitat haurà de facilitar la formació que cregui convenient i necessària perquè el seu voluntariat desenvolupi l’acció voluntària. Aquest pla o itinerari formatiu, pot estar inclòs en els pertinents punts del pla i/o els programes de voluntariat de l’entitat o si les formacions canvien periòdicament com a document annexat.
Des de la Plataforma del Voluntariat podem donar suport en els itinerarius formatius de les entitats, sobretot amb les formacions bàsiques del voluntariat, que poden ser una primera passa alhora de conèixer i contextualitzar el voluntariat. Trobareu més informació a l’apartat de formació d’aquesta web: Formació PLAVIB
Certificació de Participació
Entre els drets de les persones voluntàries està contemplat sol·licitar un certificat de participació al voluntariat que haurà d’expedir l’entitat exposant les funcions i activitats desenvolupades per part de la persona voluntària i un còmput de temps en el que ha estat desenvolupant-les.
A la carpeta, hi trobareu un model bàsic de certificació de participació
Identificació de les persones voluntàries
Aquest material pot tenir formats molt diversos, des de roba (camisetes o guardapits) que indiquin que és persona voluntària a una targeta amb el nom de la persona i l’entitat on desenvolupa el voluntariat. Cada entitat haurà de tenir aquest element identificador amb la forma que més convengui per l’entitat, tot i que es recomana un element bastant visible perquè es pugui reconèixer l’acció voluntària per les persones externes.
Acreditació de competències
L’acreditació de competències és un sistema que pretén conèixer i informar de competencies, habilitats i coneixements adquirits durant el desenvolupament de l’acció voluntària. En aquest aspecte cal destacar que és un procés que implica molta participació de la persona voluntària ja que aquesta acreditació estarà validada per una entitat externa que cercarà mitjançant entrevistes i altres mètodes de recollida d’informació que unes certes competències han estat assolides durant l’acció voluntària.
El sistema d’acreditació que ofereix la Plataforma del Voluntariat de les Illes Balears és el Vol+ de la Plataforma del Voluntariado de España, que està a disposició de les entitats membre de la PLAVIB i la PVE o aquelles que s’inscriguin. Més informació aquí: Sistema VOL+ de la PVE
Cens d’Entitats del Voluntariat de les Illes Balears
Totes les entitats de voluntariat tenen l’obligació d’inscriure’s al Cens d’Entitats del Voluntariat, tant aquelles que siguin organitzacions de primer nivell: com aquelles federacions, confederacions, unions d’entitats, … considerades de segon nivell.
La inscripció és un tràmit telemàtic en el qual s’han d’emplenar dos formularis, un d’informació de l’entitat i l’altra en relació als programes de voluntariat. A més s’haurà d’adjuntar la pòlissa d’assegurances de voluntariat i el darrer pagament. 
Anualment, durant el primer trimestre de cada any, s’hauran d’actualitzar les dades.
A la carpeta trobareu dos documents amb la informació que us facilitarà l’emplenament dels dos formularis del tràmit.
ACOMPANYAMENT I MILLORA
Des de la Plataforma del Voluntariat us podem facilitar suport i acompanyament en la redacció i millora dels documents i dels processos a realitzar. Per tant, quan us hagueu animat a fer les primeres redaccions dels documents, ens el podeu facilitar perquè us farem un retorn amb propostes de canvis per la millora d’aquests. També podem fer trobades amb les persones responsables del voluntariat per resoldre dubtes i fer propostes.
 
 
PER APROFUNDIR
Des de la PLAVIB, oferim formacions de gestió del voluntariat, que més enllà d’afavorir l’adaptació de les entitats a la llei del voluntariat pretén establir la millora del procés i de les accions en cada una de les passes del voluntariat per l’entitat. A més, també es realtizen tallers formatius per la redacció del pla i els programes de voluntariat i per la resta d’obligacions relatives a les enttiats de voluntariat. Trobareu més informació i la inscripció a l’apartat de formació d’aquesta web: FORMACIÓ PER A ENTITATS
 
 
 
Per qualsevol dubte ens podeu contactar per aquest mateix correu o al telèfon 900 102 979 (telèfon gratuït d’atenció al voluntariat)